Wir kennen Cvent.
Von innen und außen.
Wir konfigurieren Cvent-Events, schulen Teams, die täglich damit arbeiten, und betreiben es vollständig für Kunden, die das lieber abgeben möchten. Und wir sagen Ihnen, wenn Cvent mehr Plattform ist, als Sie eigentlich brauchen.
Cvent-Leistungsübersicht
Vollständiges Event-Setup in Cvent
Anmeldeformulare, Sessions, Housing, Einladungsflows und Custom-CSS — auf das Event zugeschnitten, nicht auf ein Template.
Managed Service aus einer Hand
Viele Kunden übergeben uns ihren Cvent-Account und bleiben bei Inhalten. Wir übernehmen die Plattform täglich.
Cvent-Kompetenz aufbauen
Von Grundlagen bis Fortgeschrittene — ausgerichtet auf die Workflows, die für Ihr Veranstaltungsprogramm wirklich zählen.
Auch mal abraten
Ein 300-Personen-Firmenevent zahlt auf Cvent oft zu viel. Wir sagen das, bevor Sie lizenzieren.
Cvent-Konfiguration ist kein Klick-durch-Wizard.
Die Plattform hat echte Tiefe — Session-Management, Housing, individuelle Teilnehmer-Flows, CME-Integration, API-Anbindungen. Die meisten Kunden, die zu uns kommen, haben Cvent entweder zu wenig genutzt oder sind an Stellen hängen geblieben, wo die Dokumentation aufhört.
Gesteuerte Einladungen mit HCP-Validierung und CME-Tracking
Pharma-Kongresse brauchen mehr als ein Anmeldeformular. Wir konfigurieren Einladungsworkflows, die den HCP-Status validieren, Teilnehmer durch die notwendigen Einwilligungs- und Offenlegungsschritte leiten und CME-Credits erfassen — alles innerhalb von Cvent, ohne manuelle Nacharbeit nach dem Event.
Parallele Sessions, Kapazitätsgrenzen und Wartelistenlogik, die hält
Session-Management in Cvent ist leistungsstark und bei falscher Konfiguration fehleranfällig. Wir richten mehrteilige Programme mit Kapazitätsgrenzen, Wartelisten, Sessionauswahl-Bestätigung und einer Teilnehmer-Experience ein, die die Auswahl einfach macht — auch wenn die Logik dahinter es nicht ist.
Jenseits des Standard-Cvent-Templates
Standard-Cvent-Anmeldeseiten sind funktional. Selten mehr. Wir setzen Custom-CSS und bedingte Formularlogik ein, um Registrierungsseiten zu erzeugen, die zur Event-Marke und zur Teilnehmer-Journey passen — inklusive mehrsprachiger Konfigurationen für internationale Programme.
Anwesenheitsdaten, CME-Abschlüsse, No-Show-Analyse
Die in Cvent gesammelten Daten sind nur dann nützlich, wenn jemand sie sauber aufbereitet. Wir erstellen individuelle Berichte zu Sessionanwesenheit, CME-Credit-Abschlüssen, No-Show-Quoten und — bei mehrjährigen Programmen — veranstaltungsübergreifenden Vergleichen, um zu sehen, wie sich das Event entwickelt.
Cvent als vollständig betriebener Service
Ein erheblicher Teil unserer Cvent-Kunden übergibt uns den Account und konzentriert sich auf Inhalte und Stakeholder. Wir übernehmen Konfiguration, tägliches Plattformmanagement, Teilnehmeranfragen während des Anmeldezeitraums und die Vor-Ort-Begleitung. Einige dieser Partnerschaften laufen seit über zehn Jahren.
Für Kunden ohne interne Cvent-Administrations-Kapazität — oder solche, die den Aufwand schlicht nicht intern tragen wollen — ist das die sauberere Lösung, als die Plattform mit einer Koordinatorin zu betreiben, die nebenher vier andere Dinge erledigt.
Cvent-Schulung für Ihr Team
Wir führen Cvent-Schulungen durch, die auf Ihr konkretes Veranstaltungsprogramm zugeschnitten sind — kein generischer Plattformrundgang. Grundlagensessions behandeln Event-Setup, Formularlogik und Teilnehmerkommunikation. Fortgeschrittenensessions gehen tiefer: Custom-Reporting, Session-Management, Integrationen, bedingte Logik und Fehlersuche.
Schulungen finden remote oder vor Ort bei Ihnen statt. Bei Teams mit unterschiedlichem Erfahrungsstand teilen wir manchmal in zwei Gruppen auf und führen parallele Tracks durch — so wie bei einem Finanzdienstleister, dessen Team einen Cvent-Account von ihrer globalen Zentrale geerbt hatte.
Partnerstatus bedeutet schnelleren Zugang. Nicht, dass wir Cvent an jeden verkaufen.
Der Cvent Sales & Event Services Partner-Status verschafft uns direkte Cvent-Support-Leitungen, frühzeitigen Zugang zu neuen Funktionen und bessere Lizenzkonditionen für Kunden. Das ist konkret hilfreich, wenn ein komplexes Event eine schnelle Antwort vom Cvent-eigenen Team braucht.
Aber wir werden nicht daran gemessen, wie viele Cvent-Lizenzen wir vermitteln. Ein 150-Personen-internes Seminar braucht kein Cvent — das sagen wir direkt, bevor das Budget ausgegeben wird. Ein mehrtägiger HCP-Kongress mit CME-Tracking, Housing-Management und strukturierter Sessionauswahl wahrscheinlich schon.
Unterstützung, wo Sie sie brauchen
Drei verschiedene Wege, mit uns an Cvent zu arbeiten — von einem einmaligen Setup bis hin zu vollständigem laufendem Betrieb.
Konfiguration
Wir bauen das Event in Cvent auf — Anmeldeformulare, Sessions, Housing, Kommunikation. Ihr Team übernimmt Teilnehmer und Posteingang ab da. Gut geeignet für Teams mit interner Cvent-Kapazität, die einen soliden Ausgangspunkt brauchen.
Vollbetrieb
Wir betreiben das Cvent-Event vom Setup bis zur Vor-Ort-Abwicklung. Teilnehmeranfragen, Formularänderungen, Wartelistenmanagement, Check-in-Konfiguration — alles. Ihr Team bleibt bei Inhalten, Referenten und Stakeholdern.
Schulung
Wir arbeiten mit Ihrem Team die Plattform ernsthaft durch — keine oberflächliche Demo, sondern die Workflows, die für Ihr Veranstaltungsprogramm wirklich relevant sind. Remote oder vor Ort, Grundlagen oder Fortgeschrittene. Manchmal beides im selben Termin.
Die ehrliche Cvent-Antwort
Cvent rechtfertigt seine Lizenzkosten, wenn das Event wirklich komplex ist: 100+ Teilnehmer, mehrere Sessiontracks, Housing-Management, CME-Credit-Anforderungen, Enterprise-Compliance oder der Bedarf an solider CRM-Integration und veranstaltungsübergreifendem Reporting. Die Plattform wurde dafür gebaut.
Für ein einzelnes 50-Personen-Seminar oder einen internen Teamtag ist Cvent fast immer überdimensioniert. Allein die Lizenzkosten — noch bevor die Konfiguration beginnt — rechtfertigen sich nicht. Ein schlankeres Tool erledigt das schneller und günstiger. Diese Empfehlung geben wir klar und ohne Umschweife.
Schnellcheck: Cvent oder Alternative?
- Mehrtägiger Kongress mit 100+ HCP-Teilnehmern
- CME-Credit-Tracking erforderlich
- Multi-Track-Sessionauswahl mit Kapazitätsgrenzen
- Housing-Management über mehrere Hotels
- Jährliches Programm über mehrere Jahre
- CRM-Integration für Teilnehmerdaten benötigt
- Einzelevent unter 100 Teilnehmer
- Kein interner Plattform-Admin nach der Lieferung
- Budget deckt Cvent-Lizenz nicht
- Zwei Wochen Vorlaufzeit, einfaches Formular
Über zehn Jahre Cvent-Einsatz — von Jahreskongressen bis zu VIP-Einzelevents.
Unser langfristigster Kunde betreibt sein jährliches Veranstaltungsprogramm seit zehn Jahren auf Cvent. Als wir anfingen, war es ein einzelner Kongress. Heute umfasst es mehrere Veranstaltungen pro Jahr mit unterschiedlichen Anmeldeformularen, Sessiontracks und CME-Anforderungen — jede aufbauend auf der letzten, weil Konfigurationshistorie und institutionelles Wissen bei uns bleiben.
Diese Kontinuität ist nur mit einer Plattform möglich, die genug Tiefe hat — und einem Team, das diese Tiefe nutzen kann, ohne darin zu versinken. Wir bauen nicht jedes Jahr neu auf. Wir tragen die Logik weiter, verbessern was nicht funktioniert hat, und ergänzen was das Event dazugewonnen hat.
Super Admin für Kunden, die das bevorzugen
Wir können als Super Admin in Ihrem Cvent-Account agieren — Nutzerverwaltung, Berechtigungen, Event-Templates und globale Einstellungen — für Kunden, die die Plattform nutzen möchten, ohne den Verwaltungsaufwand selbst zu tragen.
API-Integrationen in Ihre bestehende Systemlandschaft
Wir haben Erfahrung mit der API-Anbindung von Cvent an CRM-Systeme und Marketing-Automation-Tools — Teilnehmerdaten synchronisieren, Anwesenheitsrecords übertragen, Reporting-Daten in plattformübergreifende Dashboards ziehen.
So haben wir mit Kunden an Cvent gearbeitet
Echte Beispiele aus unserer Arbeit — ohne Nennung der Kunden.
Jährlicher HCP-Kongress — vollständig betriebener Cvent-Service seit 3+ Jahren
Ein Pharmaunternehmen veranstaltet jährlich einen Kongress für Healthcare-Professional-Kunden. VI betreibt den gesamten Cvent-Account: Einladungsmanagement mit HCP-Validierung, Sessionauswahl mit CME-Credit-Tracking, Housing-Vergabe, Vor-Ort-Check-in und Post-Event-Reporting zu Anwesenheit und CME-Abschlüssen. Dasselbe Team führt das seit drei aufeinanderfolgenden Jahren durch — die Konfiguration verbessert sich mit jedem Zyklus.
Zweigleisige Cvent-Schulung für einen geerbten Account
Ein Finanzdienstleister übernahm einen Cvent-Account von ihrer globalen Zentrale und musste ihn sicher einsetzen — ohne einen generischen Plattformrundgang. VI führte eine zweigleisige Schulung durch: eine Gruppe zu Grundlagen des Event-Setups und der Teilnehmerverwaltung, eine zweite zu fortgeschrittenem Session-Management, Custom-Reporting und Integrationen. Die Zuordnung basierte auf einem kurzen Selbsteinschätzungsformular, das vor der Schulung ausgefüllt wurde. Durchführung vor Ort im Büro des Kunden.
Häufig kombiniert mit
Leistungen, die Teams typischerweise zusammen mit Cvent-Support einsetzen.
Event-Registrierungssoftware
Nicht sicher, ob Cvent die richtige Wahl ist? Wir vergleichen Plattformen und empfehlen, was zum Event passt.
Managed Services
Für Kunden, die ein breiteres Event-Technology-Management über Cvent hinaus benötigen — wir übernehmen den gesamten Stack.
Event-Operations (Vor Ort)
Cvent verwaltet die Daten. Wir übernehmen Check-in, Badge-Druck und den Front-of-House-Betrieb am Veranstaltungstag.
Cvent-Support — häufige Fragen
Sind Sie ein offizieller Cvent-Partner?
Ja. Wir sind Cvent Sales & Event Services Partner — eine der offiziellen Partnerstufen, die Cvent an Agenturen mit nachgewiesener Liefererfahrung vergibt. Das verschafft uns direkten Zugang zu Cvent-Supportkanälen, frühzeitige Informationen über neue Funktionen und in manchen Fällen bessere Lizenzkonditionen, als Kunden sie direkt erhalten würden.
Können Sie unser internes Event-Team in Cvent schulen?
Ja. Wir führen Cvent-Schulungen für Teams auf unterschiedlichen Erfahrungsstufen durch — von der Grundlageneinführung für Koordinatoren, die neu in der Plattform sind, bis hin zu fortgeschrittenen Sessions zu Custom-Logik, Session-Management, Reporting und Integrationen. Die Schulung findet remote oder vor Ort bei Ihnen statt und richtet sich nach Ihrem konkreten Veranstaltungsprogramm, nicht nach einem generischen Plattformüberblick.
Übernehmen Sie auch die Konfiguration und den laufenden Betrieb unserer Cvent-Events?
Ja. Der vollständig betriebene Managed Service ist unser häufigstes Engagement. Wir übernehmen den Cvent-Account, konfigurieren das Event vollständig — Anmeldeformulare, Session-Management, Housing, Einladungsflows, E-Mail-Kommunikation — betreuen Teilnehmeranfragen während des Anmeldezeitraums und begleiten das Event vor Ort. Ihr Team konzentriert sich auf Inhalte und Referenten; wir kümmern uns um die Plattform.
Wann macht Cvent Sinn — und wann nicht?
Cvent lohnt sich bei komplexen Veranstaltungen: 100+ Teilnehmer, Multi-Track-Sessions, Housing-Management, CME-Credit-Tracking, Enterprise-Compliance-Anforderungen oder dem Bedarf an CRM-Integration und veranstaltungsübergreifendem Reporting. Die Plattform hat genuinen Tiefgang in diesen Bereichen. Für ein einzelnes kleines Seminar oder ein internes Teamevent mit grundlegenden Anmeldeanforderungen lohnt sich der Aufwand nicht — Lizenzkosten und Konfigurationszeit stehen in keinem Verhältnis. Das sagen wir klar, bevor Sie sich festlegen.
Können Sie Cvent mit unserem CRM oder anderen Systemen integrieren?
Ja. Wir haben Erfahrung mit API-Integrationen zwischen Cvent und externen Systemen — CRM-Plattformen, Marketing-Automation-Tools und Daten-Warehouses. Typische Anwendungsfälle: Teilnehmerdaten in Salesforce oder HubSpot synchronisieren, Anwesenheitsdaten in Marketing-Workflows übertragen, Reporting-Daten in plattformübergreifende Dashboards ziehen. Den Scope definieren wir, sobald wir verstehen, was verbunden werden soll.
Wie läuft ein typisches Cvent-Engagement mit Ihnen ab?
Bei einem vollständig betriebenen Cvent-Event rechnen wir typischerweise mit acht bis zwölf Wochen vom Briefing bis zum Go-Live. Woche eins und zwei: Discovery — Veranstaltungsformat, Teilnehmertypen, Compliance-Anforderungen, Freigabeprozesse. Woche drei und vier: Konfiguration — Event-Setup, Anmeldeformulare, Session-Management, E-Mail-Vorlagen. Woche fünf und sechs: Interne Prüfung und Tests, inklusive Testanmeldungen und Sonderfallprüfungen. Ab Woche sieben: Live-Betrieb — Teilnehmeranfragen, Formularänderungen, Wartelistenmanagement — bis zum Event selbst. Bei Wiederholungsveranstaltungen verkürzt sich dieser Zeitplan erheblich, da die bestehende Konfiguration als Basis dient.
Sprechen wir über Ihr Cvent-Setup.
Ob Sie jemanden brauchen, der Cvent konfiguriert, Ihr Team schult oder es vollständig übernimmt — erzählen Sie uns, womit Sie es zu tun haben.