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Vollständige Umsetzung eines Pharma-Jahresauftakts
Ein globales Pharmaunternehmen bringt jedes Jahr rund 800 Personen aus Marketing und Vertrieb zu seinem Annual Kickoff zusammen. VI betreut das komplette Event-Technology-Setup über Conference Compass, Cvent Registrierung, Cvent OnArrival Check-in, MICEportal Hotelkoordination und Onsite IT Support. Ein Team verantwortet den gesamten Stack von Anfang bis Ende, jedes Jahr.
Mehrjähriges Teilnehmermanagement für einen Pharma-Kundenkongress
Ein Pharma-HCP-Kongress ist von 50 virtuellen Teilnehmenden auf über 800 Vor-Ort-Teilnehmende gewachsen und hat dabei CME-Akkreditierung und Parallelsessions integriert. VI betreut das vollständige Cvent-Setup, EFN-Erfassung, QR-Check-in, Badgedruck und CME-Reporting für jede Ausgabe. Ein verbundener Prozess von der Anmeldung bis zum CME-Zertifikat, der mit dem Event mitwächst.
Vollständige Teilnehmer-Journey für ein VIP-Kundenevent im Rosengarten Mannheim
Ein führendes Konsumgüterunternehmen lud rund 300 Top-Kunden und interne Führungskräfte — teils mit Begleitung — zu einem gemeinsamen VIP-Abend. VI übernahm die gesamte Teilnehmer-Journey: personalisierte E-Mail-Einladungen mit QR-Codes über Idloom, individuelle Registrierung mit optionaler Plus-1-Koordination, Sitzplatzplanung über Social Tables. Am Check-in-Punkt im Rosengarten erfuhren Gäste per iPad direkt ihre Tischzuweisung. Kein Aushang, kein Papier. Das Feedback war eindeutig: reibungslos, unkompliziert, professionell.
Hardware-gestützter Check-in für eine Pharma-Kundenveranstaltung
VI brachte das vollständige Hardware-Setup in den Rosengarten Mannheim — Drucker, iPads, Verkabelung und WLAN. Ausweise wurden erst beim Einchecken gedruckt: Abfallreduzierung, DSGVO-Konformität, und Echtzeit-Einblicke in den Check-in-Verlauf für den Kunden.
Cvent-Schulung für ein Zahlungsdienstleistungsunternehmen
Ein Zahlungsdienstleister wollte seine 25 Event-Marketing-Manager sicherer und unabhängiger in Cvent machen. VI entwickelte ein ganztägiges Präsenztraining mit zwei Gruppen, eingeteilt per Selbsteinschätzungsfragebogen vor dem Training. Nach der Schulung berichtete der Kunde von einem deutlichen Rückgang der First-Level-Support-Anfragen in Cvent.
Zoom-Operator für Pharma-Investor-Relations-Webinare
Ein Pharmaunternehmen führt regelmäßig Investor-Relations-Webinare durch. Seit 2020 ist VI technischer Operator jeder Session — damit sich das Präsentationsteam vollständig auf Inhalt und Publikum konzentrieren kann.
Passives Teilnehmer-Tracking bei einer jährlichen Privatkonferenz
Ein Finanzdienstleister veranstaltet jährlich eine private Konferenz in Stockholm für rund 700 Teilnehmende, bei der ein Premium-Erlebnis ohne Friction an Saaleingängen im Vordergrund steht. VI installiert rund 250 Crowd Connected Beacons und betreibt das vollständige Passive-Tracking-Setup mit Lanyard-Tags über ein mehrstöckiges Venue. Die Session-Anwesenheit wird automatisch im Hintergrund erfasst und der Kunde erhält nach dem Event detaillierte Attendance-Reports.
Studio-Aufbau und Live-Streaming für eine Healthcare-Eventserie
Eine klinische Einrichtung musste ihr Eventprogramm während COVID-19 aufrechterhalten. VI stellte das komplette Streaming-Equipment bereit, baute für jede Session ein Studio auf und betreute den Live-Stream zu YouTube — Referenten standen vor der Kamera, das Publikum schaute von zuhause zu.
Sitzplatz-, Diätkoordination und Check-in für ein Pharma-VIP-Jubiläum
Ein Pharmaunternehmen richtete in Basel eine VIP-Jubiläumsgala für 300 Gäste aus Politik und Wirtschaft aus, bei der jedes Gericht zur exakt gleichen Zeit am richtigen Platz stehen musste. VI verknüpfte Cvent-Registrierung mit Social Tables Seating und baute einen Live-QR-Check-in-Prozess, der Sitzplatzzuweisung und Unverträglichkeiten jedes Gastes in Echtzeit an die Küche übermittelte. Alle Tische wurden gleichzeitig bedient, Menüvarianten und Diätanforderungen dem richtigen Platz zugeordnet.
Cvent Event in a Box – Aufbau, Betrieb und Rücksendung in Leipzig
Ein Kunde nutzte das Cvent-Konzept "Event in a Box" — vorkonfiguriertes Hardware-Kit, direkt an den Veranstaltungsort geliefert. Ein VI-Kollege reiste nach Leipzig, nahm die Technik in Empfang, richtete alles ein und betreute das System über alle Veranstaltungstage. Nach dem Event wurde die Hardware vollständig verpackt und an Cvent zurückgesendet.
Vollständige Vor-Ort-Steuerung auf einer europäischen Leitmesse
Eine der größten Messen Europas am Berliner Messegelände bringt 220.000 Besucher in 26 Hallen und auf mehrere Stockwerke, wo GPS-Navigation nicht funktioniert. VI hat das vollständige IPS-Indoor-Navigation-Setup bereitgestellt und betrieben: Beacon-Installation, Live-Monitoring, standortbasierte Push-Nachrichten und Besucherstromauswertung nach dem Event. Das gleiche Setup betreibt VI jedes Jahr auf mehreren großen europäischen Fachmessen in den Bereichen Consumer Electronics, Lebensmittel und Pharmawirkstoffe.
Multi-Track-Virtualkonferenz mit eigenem virtuellen Venue
Als COVID eine geplante Pharmakonferenz unmöglich machte, brauchte der Kunde mehr als Webinar-Links für 1.000 Teilnehmende und bis zu fünf parallele Tracks. VI baute ein vollständiges virtuelles Venue in 6Connex mit Spatial Chat Networking, vorab zugewiesenen Zoom-Breakouts und technischem Support in jedem Session-Raum. Das Ergebnis war eine strukturierte Konferenz mit Lobby, Session-Räumen und informellem Networking statt einer langen Videoreihe.
Passives Teilnehmer-Tracking bei wiederkehrenden Life-Sciences-Konferenzen
Mehrere wiederkehrende europäische Life-Sciences- und Biotech-Kongresse nutzen passives Teilnehmertracking, um zu verstehen, welche Sessions, Speaker und Themen Delegierte tatsächlich besuchen. VI installiert Crowd Connected Lanyard-Tracking im Venue, erfasst Sessionanwesenheit per Beacon-Zone und liefert nach jedem Event session- und speaker-genaue Attendance-Reports. Delegierte erleben keine Check-in-Friction und Veranstalter erhalten verwertbare Daten für Programmentscheidungen.
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