Managed Services für Event-Technologie —
vor, während und nach dem Event
Von der Beratung und Plattformauswahl über den Live-Betrieb bis zur Auswertung danach: Wir übernehmen den operativen Teil, damit Ihr Team sich auf das Event konzentrieren kann.
Hauptmerkmale
Beraten · Auswählen · Aufbauen
Beratung, Konzept, Spezifikation, Integrationen, Soft Launch und Abstimmung mit Anbietern.
Support · Zugang · Flow
Vor-Ort-Support, Helpdesks, Badge Printing, Navigation und Services für Interaktion.
Auswerten · Besprechen · Verbessern
Feedback, Analysen, Erkenntnisse und konkrete Ansätze für das nächste Event.
Keine Blackbox für Ihr Team
Unabhängiges Denken statt enger Herstellerlogik oder starrer, vorgegebener Grenzen.
Ein Team über den gesamten Event-Zyklus hinweg
Managed Services gliedert sich bei uns in drei Phasen: vor dem Event, während des Events und nach dem Event. So entsteht ein zusammenhängender Ablauf statt vieler einzelner Übergaben.
Vor dem Event
Wir beraten zu Registrierungen, Event-Apps und digitalen Erweiterungen, gleichen Ziele und Anforderungen mit der passenden Technologie ab und begleiten ihren Aufbau, Integrationen und Launch-Vorbereitung.
- Beratung & Ideation
- Spezifikation & Auswahl
- Integration & Soft Launch
- Technische Speaker-Briefings
- Kommunikationspläne & Branding
Während des Events
Vor Ort unterstützen wir Team, Teilnehmer und Speaker mit Leistungen, die Zugang, Orientierung, Service und Interaktion im Live-Betrieb stabil und reibungslos halten.
- Vor-Ort-Beratung & Support
- Access-Control-Management
- Service Desks für virtuelle & hybride Formate
- Badge Printing vor Ort
- Indoor- & Outdoor-Navigation
- Ideen & Optimierungen für Engagement
Nach dem Event
Wir sammeln und verknüpfen Event-Daten, bereiten Erkenntnisse verständlich auf und helfen dabei, aus dem Event konkrete Learnings für die nächste Ausgabe abzuleiten.
- Umfragen & Feedback
- Analytics & Debrief
- Individuell visualisierte Daten
- Stakeholder-taugliches Reporting
- Einblicke in Teilnehmerstimmung
- Konkrete Maßnahmen für das nächste Event
Wir beraten.
Wir gleichen ab.
Wir übernehmen.
Managed Services bedeutet für uns drei Dinge: Wir beraten zur sinnvollen Kombination aus Event-Technologien, wir gleichen diese Auswahl mit Ihren Zielen ab und wir übernehmen die Arbeit, für die vielen Teams im Alltag die Zeit oder die Spezialisierung fehlt.
Wir beraten
Zu Registrierung, Event-Apps, digitalen Lösungen und dazu, wie die einzelnen Bausteine sauber zusammenspielen sollten.
Wir gleichen ab
Ihre Ziele, Ihr Budget und die Anforderungen des Events mit einer Lösung, die wirklich dazu passt.
Wir übernehmen
Abstimmung mit Anbietern, Setup, App-Aufbau, Deployment, Launch und Support im Live-Betrieb.
Die Leistungen, die man am Eventtag wirklich spürt
Access Control
Schnelle Zutrittsprüfungen und kontrollierte Einlassprozesse, damit Sicherheit und Besucherfluss sauber zusammenspielen.
Service Desks
Vor-Ort und hybride Helpdesks, die Fragen schnell beantworten und Support sichtbar und verlässlich machen.
Badge Printing
Reibungslose Badge-Printing-Prozesse vor Ort, damit Ankunft, Check-in und spontane Änderungen sauber abgefangen werden.
Navigation
Indoor- und Outdoor-Navigation, die Teilnehmer in komplexen Venues und Messehallen sicher und in Echtzeit ans Ziel bringt.
Audio Visual
Unterstützung für Live- und vorproduzierte Formate, damit Inhalte über verschiedene Event-Setups hinweg professionell ankommen.
Engagement Extensions
Gamification, QR-Codes, NFC, Polling, Ratings, Word Clouds, interaktive Wege und weitere Ergänzungen — dort, wo sie dem Event wirklich etwas bringen.
Nach dem Event beginnt das nächste.
Der Teil nach dem Event ist für uns kein Anhängsel. Hier wird sichtbar, was funktioniert hat, wo Potenziale liegen und welche Maßnahmen das nächste Event messbar besser machen können.
Umfragen & Feedback
Gezielte Feedback-Loops, die Stimmung, Erwartungen und konkrete Hinweise der Teilnehmer greifbar machen.
Analytics & visualisierte Daten
Event-Daten zusammenführen, Leistung sichtbar machen und Reports erstellen, die intern wirklich nutzbar sind.
Debrief & nächste Iteration
Erkenntnisse aus dem Event in konkrete Optimierungen für Reichweite, Nutzung und operative Abläufe übersetzen.
Nicht an Hersteller-Roadmaps gebunden.
Ein zentrales Thema unserer Managed Services ist Unabhängigkeit: Visualizing-Ideas versteht sich als Partner, der nicht auf eine Plattform, eine Roadmap oder ein einziges freigegebenes Ökosystem festgelegt ist.
Unabhängige Empfehlungen
Technologieentscheidungen orientieren sich an Event-Zielen, Budgetrealität und Teilnehmererlebnis — nicht daran, was ein Anbieter gerade bevorzugt verkaufen möchte.
Mehr als Resale
Wir reichen Produkte nicht nur weiter, sondern formen daraus eine Lösung, die zu den tatsächlichen Abläufen und Anforderungen des Events passt.
Support als Partnerschaft
Nicht Übergabe nach dem Setup, sondern Begleitung durch Vorbereitung, Live-Betrieb und Weiterentwicklung.
Skalierbar je nach Bedarf
Von einzelnen Event-Services bis zu umfassender operativer Betreuung passt sich das Modell dem Team und dem Projekt an — nicht umgekehrt.
Wie wir geholfen haben
Ein echtes Beispiel aus unserer Arbeit — ohne den Kunden zu nennen.
Vollständige Umsetzung eines Pharma-Jahresauftakts
Ein globales Pharmaunternehmen veranstaltet jährlich seinen Auftakt für Marketing- und Vertriebsteams. VI übernimmt dabei den gesamten Event-Tech- und Logistik-Stack — von der ersten Planung bis zur Vor-Ort-Betreuung — Jahr für Jahr.
Häufig kombiniert mit
Services, die Teams typischerweise gemeinsam mit diesem einsetzen.
Event-Apps
Event-App-Setup und Support sind häufig Teil eines Managed-Services-Engagements.
Registrierungssoftware
Plattformmanagement für die Registrierung – ein Kernbestandteil des Full-Service-Pakets.
Vor-Ort-Support
Live-Besetzung und Troubleshooting am Eventtag – in den meisten Paketen enthalten.
Wann Managed Services die richtige Wahl ist
Nicht jedes Event braucht vollständigen Managed Support. Aber in bestimmten Situationen ist er der Unterschied zwischen einer stressigen und einer ruhigen Durchführung.
Events mit mehreren Plattformen gleichzeitig
Wenn ein Event ein Registrierungssystem, eine Event-App, Session Tracking, ein Hotelmanagement-Tool und Vor-Ort-Hardware parallel nutzt, wird die Koordination dieser Elemente zwischen verschiedenen Anbietern schnell zur Vollzeitaufgabe. Managed Services bündelt diese Koordination in einem Team.
Wiederkehrende Jahresevents mit Kontinuitätsbedarf
Bei Events, die jedes Jahr mit demselben Publikum und ähnlicher Struktur stattfinden, reduziert ein eingespieltes Team, das Setup, Kundenpräferenzen und Plattformhistorie kennt, den Ramp-up-Aufwand erheblich und verhindert Wissensverlust von Jahr zu Jahr.
Pharma, Finanzdienstleistungen und regulierte Branchen
Regulierte Branchen haben Anforderungen an Dokumentation, Datenhandling und Teilnehmerverifizierung, die von Anfang an in das Event-Technologie-Setup integriert sein müssen. Wir haben Erfahrung mit HCP-Kongress-Workflows, CME-Akkreditierung und den geltenden Datenschutzstandards.
Zu viele separate Anbieter, die konsolidiert werden müssen
Teams mit zu vielen einzelnen Anbietern – jeder mit eigenem Support, eigenem Abrechnungszyklus und eigenen Integrationsanforderungen – stellen oft fest, dass Managed Services das operative Bild vereinfacht, ohne dass bestehende Tools ersetzt werden müssen.
Was wir typischerweise end-to-end übernehmen
- →Plattformauswahl, Beschaffung und Anbieterkommunikation
- →Registrierungs-Setup, Formularlogik und Kommunikationsmanagement
- →Event-App-Programmierung, Content-Management und Launch
- →Vor-Ort-Hardware-Setup, Badge-Druck und Check-in-Besetzung
- →Troubleshooting am Eventtag und Eskalationsmanagement
- →Post-Event-Reporting und Datenzusammenführung
Was Sie weiterhin kontrollieren
- →Event-Inhalte und Programmentscheidungen
- →Branding und Kommunikationsfreigaben
- →Teilnehmer- und Stakeholder-Beziehungen
- →Budgetgenehmigung und kaufmännische Entscheidungen
- →Interne Freigaben und Governance-Prozesse
Passende Case Studies
Event-Technologie für einen Pharma-Jahres-Kickoff
Vollständige Managed-Service-Lieferung für den Jahres-Kickoff eines Pharmaunternehmens – von der Plattform bis zur Durchführung.
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End-to-end Managed Delivery eines Pharma-HCP-Kongresses mit Cvent, Event-App und Vor-Ort-Staffing.
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