Was kostet Eventtechnologie
wirklich?
Ein transparenter Preisleitfaden fur Registrierungsplattformen, Event-Apps, Session-Tracking, Badge-Druck und Managed Services. Keine vagen Antworten. Echte Preisspannen mit Kontext.
Warum Preise so schwer zu finden sind
Eventtechnologie-Anbieter veroffentlichen selten Preise. Das ist bewusst: Es erlaubt Vertriebsteams, je nach Gesprachspartner und moglichem Vertragsvolumen unterschiedliche Ausgangspunkte zu setzen. Fur Kaufer macht das die Budgetplanung fast unmoglich, ohne mehrere Demo-Zyklen zu durchlaufen.
Dieser Leitfaden basiert auf echten Projekten, die wir in der DACH-Region, im Vereinigten Konigreich, in den VAE und den USA durchgefuhrt haben. Die Zahlen sind Richtwerte, keine exakten Angebote. Preise variieren je nach Teilnehmerzahl, Leistungsumfang, Vertragslaufzeit und Verhandlungsgeschick. Aber die folgenden Preisspannen sollten zeigen, ob ein Budget in der richtigen Grossenordnung liegt, bevor Sie mit Anbietern sprechen.
Alle Preise in EUR, sofern nicht anders angegeben, und basieren auf dem Marktstand 2025 gemas unserer eigenen Beschaffungserfahrung und Partnergesprachen.
Kosten Registrierungsplattformen
Idloom
- +EU-nativ, DSGVO-konform, schnelles Setup
- +Transparentes Pro-Event-Preismodell
- +Keine lange Jahresbindung notig
- -Weniger leistungsfahig fur komplexe Teilnehmertyp-Logik
- -Kein integriertes Housing-Management
Am besten geeignet fur: 100-800 Teilnehmer, einfache Flows, EU-Events. Lesen Sie unseren Cvent vs. Idloom Vergleich.
EventMobi Reg
- +Registrierung und Event-App in einer Plattform
- +Self-Service, geringe Einarbeitungszeit
- +Veroffentlichtes Preismodell
- -Weniger Konfigurationsflexibilitat als Cvent
- -Nicht fur Pharma-Compliance-Anforderungen geeignet
Cvent
- +Leistungsstarkste Plattform fur komplexe Logik
- +Housing, HCP-Flows, ToV-ready
- +Skaliert bis 10.000+ Teilnehmer
- -Steile Lernkurve, lange Einrichtungszeit
- -Jahreslizenzkmodell, erhebliche Bindung
Am besten fur: komplexe Portfolios, Pharma-Compliance, HCP-Registrierung, 500+ Teilnehmer. Lesen Sie unseren Cvent vs. Swoogo Vergleich.
Event-App Kosten
EventMobi
EventMobi veroffentlicht Preise, was in dieser Branche selten ist. Das Einstiegsniveau unterstutzt kleinere Events; grossere Teilnehmerzahlen, individuelles Branding uber Advanced Designer und API-Integrationen erhohen den Preis. Jahresplane fur mehrere Events bieten bessere Pro-Event-Okonomie.
Content-Aufbau durch einen externen Partner (VI): EUR 2.000-5.000 zusatzlich.
SpotMe
SpotMe veroffentlicht keine Preise. Die oben genannten Spannen spiegeln wider, was wir in der Praxis fur Events mit 300-2.000 Teilnehmern sehen. SpotMes Modell ist naher an einem Managed Service: Das Plattform-Team ubernimmt mehr des Content-Aufbaus und der Konfiguration als EventMobis Self-Service-Ansatz.
SOC-2-Type-II-Zertifizierung, Unterstutzung fur 30+ Sprachen und eine starke Live-Streaming-Integration rechtfertigen den Aufpreis fur die richtigen Events.
Session-Tracking Kosten
QR-basiertes Session-Tracking
QR-Session-Tracking ist die kostengunstigste Methode. Wenn bereits eine Event-App mit eingebetteten Badge-QR-Codes vorhanden ist, erfordert das Hinzufugen von Scanning an Sessionturen lediglich Tablet-Gerate oder Handscanner und Personalzeit. Hardware-Miete fur ein eintages Event mit vier Breakout-Raumen: EUR 300-600. Setup und Zuordnung: EUR 200-400. Datenexport und Bericht: EUR 300-500.
Der Nachteil: QR-Tracking hangt von der aktiven Compliance der Teilnehmer ab. Wenn Personen beim Eintreten nicht scannen, sind die Daten unvollstandig. Lesen Sie unseren BLE vs. QR Vergleich.
BLE-Tracking (Crowd Connected)
BLE-Passiv-Tracking mit Crowd Connected ist deutlich teurer, da es physische Beacon-Infrastruktur, BLE-fahige Badge-Hardware, Kalibrierung in jedem getrackkten Raum und eine kontinuierliche Datenpipeline wahrend des Events erfordert. Die Kosten skalieren mit Venue-Grosse, Anzahl der getrackkten Raume und Programmdauer.
Der Vorteil: Teilnehmer mussen nichts aktiv tun. Datenqualitat ist hoher, ohne Abhangigkeit von Freiwilligen-Scan-Verhalten. Fur CME-Akkreditierung oder hochwertige Analytics ist der Aufpreis typischerweise gerechtfertigt.
Badge-Druck Kosten
Kleines Event
Ein bis zwei Badge-Drucker, Check-in-Software, Badge-Material und ein Techniker fur Aufbau und Betrieb. Geeignet fur Events bis 300 Teilnehmer mit minimaler Warteschlangenbildung an einem Check-in-Punkt.
Mittleres Event
Mehrere Check-in-Stationen (3-6 Drucker), dediziertes Netzwerk fur Check-in-Hardware, ausreichend Personal fur den morgendlichen Spitzendurchsatz und ein Notfall-Setup fur Spatkommer und Namensanderungen.
Grosses Event
Hochvolumen-Check-in-Setup mit 8+ Druckern, Self-Service-Kiosk-Stationen, alphabetischer Warteschlangenorganisation, dedizierter Backup-Hardware und mehreren geschulten Mitarbeitern. Haufig inkl. Aufbautag vor dem Event.
Managed Service Kosten
Corporate Kickoff
Inklusive: Registrierungs-Setup, Event-App-Konfiguration und Content-Aufbau, Badge-Druck mit Hardware und Personal, On-site-Lead fur einen Tag, Post-Event-Bericht. Plattformlizenzen zusatzlich.
Mehrtage Konferenz
Inklusive: vollstandiges Registrierungsmanagement, Event-App mit Session-Scheduling und Networking, Badge-Druck uber mehrere Check-in-Tage, Session-Tracking fur Breakout-Raume, 2-3 On-site-Mitarbeiter, Post-Event-Analytics-Bericht. Reise und Unterkunft zusatzlich.
Pharma-HCP-Kongress
Inklusive: Cvent-Setup mit HCP-Only-Einladungsflows, CME-Tracking-Konfiguration (QR oder BLE), Kongress-App, Badge-Druck mit HCP-Typdifferenzierung, Compliance-Dokumentation (ToV-Datenexport, DSGVO-Unterlagen), 3-5 On-site-Mitarbeiter. Umfang variiert erheblich mit Compliance-Komplexitat.
Kennen Sie Ihre Zahlen, bevor Sie starten.
Erzahlen Sie uns von Ihrem Event: Datum, Teilnehmerzahl, benotigte Technologie. Wir kommen mit einem konkreten Angebot zuruck, ohne Verpflichtung.
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