Pharma-Kongress-Technologie.
Compliance eingebaut.
End-to-End-Eventtechnologie fur pharmazeutische Kongresse: HCP-Registrierung auf Cvent, CME- und CPD-Tracking, BLE-Session-Attendance, Compliance-Dokumentation und On-site-Delivery aus einer Hand. Wir betreuen dieselben Programme, Jahr fur Jahr.
Was wir fur Pharma-Kongresse liefern
Geschlossene Einladungsflows
Personalisierte Einladungs-URLs pro HCP. Kein offentlicher Zugang. Teilnehmertyp von Anfang an korrekt gesetzt.
Session-Level-Attendance
QR-Check-in pro Session oder BLE-Passiv-Tracking. Zertifikate automatisch generiert pro Teilnehmer.
Transfer of Value
Housing pro HCP-Datensatz getrackt. ToV-Exporte und DSGVO-konforme Datenhaltung vor Go-live strukturiert.
Kongress-App und Badge-Druck
Kongress-App fur wissenschaftliches Programm und Poster-Sessions. Farblich codierter HCP-Badge-Druck am Check-in.
Nicht nur Eventtechnik. Compliance-Infrastruktur.
Ein pharmazeutischer Kongress beinhaltet regulatorische Anforderungen, fur die Standard-Eventtechnologie nicht ausgelegt ist. HCP-Only-Zugang, CME-Akkreditierung, Transfer-of-Value-Reporting und DSGVO-konforme Datenhaltung pragen die Technologieauswahl und Konfiguration von Tag eins.
HCP-Only-Zugang
Pharmazeutische Kongresse durfen keinen offentlichen Registrierungslink verwenden. Jeder HCP erhalt eine personalisierte, einmalig nutzbare Einladungs-URL, die mit seinem individuellen Datensatz in Cvent verknupft ist. Registrierungsdaten sind vorausgefullt, der Teilnehmertyp ist von Anfang an korrekt gesetzt und es besteht kein Risiko unberechtigter Selbstregistrierungen in den Compliance-Unterlagen.
CME- und CPD-Akkreditierung
CME-Credit-Tracking erfordert Anwesenheitsdaten auf Session-Ebene, nicht nur einen Kongress-Check-in. Akkreditierungsstellen fordern typischerweise dokumentierte Anwesenheit fur einen Mindestanteil jeder Session mit Zeitstempeln. Wir konfigurieren QR-Scanner an den einzelnen Sessionturen oder setzen Crowd Connected BLE-Beacons fur passives Tracking ein, je nachdem ob aktives Check-in fur den geforderten Akkreditierungsstandard akzeptabel ist.
Transfer-of-Value-Reporting
Sunshine Act und vergleichbare europaische ToV-Berichtsrahmen verlangen, dass Hotel-Unterkufte, Mahlzeiten und andere Leistungen fur HCPs individuell erfasst und gemeldet werden. Das Housing kann daher nicht in einer separaten Tabellenkalkulation verwaltet werden, sondern muss von Anfang an mit dem individuellen HCP-Datensatz verknupft sein. Wir konfigurieren das Cvent-Housing-Modul fur diesen Zweck und erstellen die ToV-Datenexporte nach dem Kongress.
DSGVO und Daten-Governance
Pharma-Kongresse umfassen sensible personenbezogene Daten: Arztedaten, und je nach Kontext auch Gesundheitsinformationen aus Sonderwunschen bei Verpflegung oder medizinischen Bedurfnissen. Die Datenschutzvereinbarungen mussen vor dem Go-live des Registrierungssystems geregelt sein. Wir arbeiten auf Basis vereinbarter Datenverarbeitungsvertrage mit definierten Aufbewahrungs- und Loschfristen und stellen die Dokumentation bereit, die interne Rechts- und Compliance-Teams benotigen.
Mehrtages- und Mehrraum-Programme
Pharmazeutische Kongresse laufen oft uber mehrere Tage mit Pre-Congress-Symposien, Satellitenmeetings und parallelen Tracks in mehreren Hallen oder Raumen. Session-Tracking in diesem Umfeld ist komplex: Beacons mussen fur jeden Raum kalibriert werden, QR-Scanner mussen korrekt den jeweiligen Sessions zugeordnet sein, und die Daten mussen konsistent zusammengefuhrt werden, wenn HCPs Sessions in verschiedenen Venues oder Sub-Tracks besuchen.
Jahrliche Programme
Das beste Pharma-Kongress-Technologie-Setup verbessert sich Jahr fur Jahr. Wenn dasselbe Team denselben Jahreskongress betreut, wird die Konfiguration verfeinert statt neu aufgebaut, die Compliance-Dokumentation ist bereits freigegeben, und die On-site-Operation lauft nach einem bekannten Ablauf. Die meisten unserer pharmazeutischen Kunden arbeiten mit uns uber mehrere aufeinanderfolgende Jahresprogramme. Die daraus resultierende Effizienz ist real und messbar.
Erzahlen Sie uns von Ihrem Kongress.
Anzahl der HCPs, CME-Akkreditierungsanforderungen, ob BLE oder QR-Tracking benotigt wird und welche Compliance-Dokumentation erforderlich ist. Wir kommen mit einem passenden Setup zuruck.
Pharma-Kongress-Technologie: FAQ
Was unterscheidet Pharma-Kongress-Technologie von Standard-Eventtechnologie?
Pharmazeutische Kongresse haben Anforderungen, die Standard-Eventtechnologie nicht out of the box erfullen kann: HCP-Only-Einladungsflows, CME-Tracking auf Session-Ebene, ToV-Reporting verknupft mit individuellen HCP-Datensatzen und DSGVO-konforme Datenhaltung vor Go-live. Diese Anforderungen bestimmen, wie die Technologie konfiguriert und betrieben wird.
Welche Registrierungsplattform nutzt ihr fur Pharma-Kongresse?
Wir nutzen Cvent fur die meisten pharmazeutischen Kongressarbeiten. Die Plattform unterstutzt geschlossene HCP-Only-Zugange, gestufte Teilnehmertypen, Session-Level-Attendance-Tracking fur CME, Housing-Management und strukturierte Datenexporte fur Compliance-Teams. Wir sind Cvent-Partner mit praktischer Konfigurationserfahrung im Pharma-Kontext.
Wie trackt ihr CME-Credits beim Kongress?
Wir nutzen QR-Scanner an Sessionturen fur aktives Check-in oder Crowd Connected BLE-Beacons fur passives Tracking. Nach dem Kongress werden Anwesenheitsdaten im Format der Akkreditierungsstelle exportiert und CME-Zertifikate automatisch pro Teilnehmer generiert.
Konnt ihr Transfer-of-Value-Reporting abwickeln?
Ja. Wir strukturieren Registrierungs- und Eventdaten von Anfang an im Hinblick auf ToV-Reporting. Housing wird an individuelle HCP-Datensatze geknupft. Der ToV-Datenexport wird im Format des jeweiligen nationalen Rahmenwerks erstellt, sei es der FSA-Kodex, ABPI-Kodex oder lokale Regelungen.
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