Von der virtuellen Session zum hybriden HCP Kongress
Der Kongress startete nicht als großes Event. Die erste Ausgabe fand vollständig virtuell statt, mit rund fünfzig Healthcare Professionals in einem Remote Stream. Das Format funktionierte als Einstieg, aber das Ziel war von Anfang an, Reichweite, Qualität und Onsite Experience weiterzuentwickeln.
Über mehrere Jahre entwickelte sich das Event von virtuell zu vor Ort und schließlich zu einem hybriden Kongressformat. Healthcare Professionals, die nicht reisen können, können den Kongress weiterhin digital verfolgen. Teilnehmende vor Ort erleben den Kongress mit Registrierung, Check-in, Sessionzugang und CME Akkreditierung über ein einheitliches Betriebsmodell.
Heute hat der Kongress mehr als 800 Teilnehmende vor Ort. Der virtuelle und der physische Teil laufen parallel, während die Cvent Registrierung und die CME Infrastruktur beide Formate unterstützen, ohne dass separate Prozesse entstehen.
Warum der Kunde einen Cvent Spezialisten brauchte
Cvent ist eine leistungsfähige Plattform. Sie wird aber schnell komplex, wenn ein Eventteam sie nur für ein oder zwei große Kongresse pro Jahr nutzt. Ein professioneller HCP Kongress braucht deutlich mehr als ein einfaches Registrierungsformular. Parallele Sessions benötigen klare Kapazitätsregeln. Teilnehmendenkommunikation muss personalisiert sein. Reports müssen stimmen. Registrierende brauchen Support während der Anmeldephase. Die CME Akkreditierung muss ohne manuelle Lücken funktionieren.
Jeder einzelne Teil ist beherrschbar. Zusammen und unter Zeitdruck entsteht daraus aber ein echtes operatives Risiko.
Der Kunde hat VI deshalb damit beauftragt, die technische Registrierungsebene vollständig zu übernehmen. Dazu gehörte auch die Hardware für den Badgedruck beim Onsite Kongress. Indem Cvent Setup, CME Workflow, QR Check-in und Badgedruck bei einem Anbieter lagen, reduzierte der Kunde Abstimmungsaufwand und vermied Lücken zwischen den Systemen. VI übernimmt diesen Leistungsumfang im Rahmen von Managed Services.
Ein Setup von der Cvent Registrierung bis zum CME Zertifikat
Die Registrierung läuft über Cvent, das innerhalb der Organisation des Kunden freigegeben und lizenziert ist. VI übernimmt den kompletten Event Build, inklusive Sessionstruktur, Kapazitätsmanagement für parallele Tracks, personalisierte E-Mail-Strecken und Teilnehmendensupport während der Registrierungsphase.
Die CME Akkreditierung ist direkt in denselben Registrierungsprozess integriert. Jede teilnehmende Person gibt die EFN Nummer während der Anmeldung gemeinsam mit den regulären Teilnehmerdaten ein. Es gibt kein separates Akkreditierungsformular und kein zweites System, das ausgefüllt werden muss.
Vor Ort funktioniert der Check-in per QR Code. Sobald das Badge gescannt wird, erfasst das System die Anwesenheit und die genaue Check-in-Zeit. Diese Zeitstempel bilden die Grundlage für die CME Punkteberechnung und die formale Meldung an die zuständige Landesärztekammer. Nach dem Event werden die Zertifikate per E-Mail versendet. Die Datenkette von Registrierung, Check-in, CME Reporting und Zertifikatsversand bleibt verbunden und benötigt keine manuelle Abstimmung.
Farbig gedruckte Badges direkt beim Check-in
VI druckt die Badges am Veranstaltungstag in Farbe direkt vor Ort. Es wird nichts vorab gedruckt. Jedes Badge entsteht erst beim Check-in. Dadurch sind die Daten auf dem Badge immer aktuell. Kurzfristige Änderungen, späte Registrierungen und No-Shows können direkt am Desk verarbeitet werden. Gleichzeitig reduziert das Setup Abfall, weil nur Badges für tatsächlich erschienene Teilnehmende gedruckt werden.
Für den Kunden macht das den Onsite Prozess flexibler. Für die Teilnehmenden entsteht ein professioneller erster Eindruck: Das Badge ist korrekt, sauber gedruckt und innerhalb weniger Sekunden verfügbar.
Schneller Check-in und zuverlässige CME Akkreditierung
Healthcare Professionals kommen mit einem engen Zeitplan zu Kongressen. Für administrative Reibung gibt es wenig Verständnis. Der Check-in muss deshalb schnell funktionieren, besonders im kurzen Peak-Fenster vor einer Hauptsession. Auch zu den stärksten Ankunftszeiten warten Teilnehmende nur wenige Minuten. Das liegt nicht nur an der Hardware am Desk. Entscheidend ist ein sauberes Cvent Setup vor dem Event, damit jeder QR Scan korrekt aufgelöst wird und keine manuelle Nacharbeit nötig ist.
Der CME Workflow läuft über die Jahre ohne Zertifikatsfehler. Die EFN Erfassung ist Teil der Registrierung. Die Anwesenheit wird per QR Scan dokumentiert. Die Meldung an die Landesärztekammer basiert auf vollständigen und geprüften Daten. Das gibt dem Kunden Sicherheit, dass der Kongress weiter wachsen kann, ohne dass der Akkreditierungsprozess fragil wird.
Das Ergebnis für das Eventteam
Der wichtigste Vorteil ist Kontrolle ohne zusätzliche Komplexität. Der Kunde hat ein Team für Cvent Setup, Registrierungsdaten, QR Check-in, Badgedruck, CME Akkreditierung und Zertifikatsversand. Statt separate Prozesse für Registrierung, Onsite Hardware und Akkreditierung zu koordinieren, arbeitet der Kunde mit einem Partner, der das Event und die Plattform versteht.
Weil VI den Kongress über mehrere Ausgaben betreut, verbessert sich das Setup jedes Jahr. Dasselbe Team kommt mit Wissen über das Event, die internen Anforderungen des Kunden und die praktischen Details zurück, die vor Ort entscheidend sind. Diese Kontinuität ist besonders wertvoll bei einem HCP Kongress, bei dem Registrierung, Akkreditierung und Teilnehmendenerlebnis ohne Reibung zusammenspielen müssen.