Was der Kunde wirklich brauchte: weniger Schnittstellen
Ein Annual Kickoff in dieser Größenordnung ist selten wegen einer einzelnen Plattform oder eines einzelnen Prozesses schwierig. Die Komplexität entsteht, weil alles voneinander abhängt.
Registrierungsdaten müssen mit dem Check-in funktionieren. Die Event App muss Agenda, Speaker-Informationen, Venue Maps und kurzfristige Updates korrekt ausspielen. Hotelbuchungen ändern sich oft noch bis kurz vor der Anreise. Vor Ort müssen Fragen schnell gelöst werden. Nach dem Event braucht der Kunde saubere Reports zu Attendance, App-Nutzung und Hotelkontingent.
Wenn diese Bereiche bei verschiedenen Dienstleistern liegen, landet die Koordination meist beim internen Eventteam. Es muss Updates nachhalten, Anbieter zusammenbringen, Daten prüfen und sicherstellen, dass niemand davon ausgeht, dass eine Übergabe schon von jemand anderem erledigt wurde.
Der Kunde wollte ein einfacheres Modell: einen Partner, der das Event versteht, das Setup besitzt und die operative sowie technische Ebene durchgängig koordiniert. Genau diese Rolle übernimmt VI als Managed Services Partner jedes Jahr.
Vier Plattformen, ein verbundenes Event Setup
Das Event läuft auf Conference Compass, Cvent, MICEportal und Cvent OnArrival. Jede Plattform hat eine klare Aufgabe. Der Mehrwert entsteht dadurch, dass sie gemeinsam betrieben werden.
VI hostet und konfiguriert die Event App in Conference Compass. Die App enthält Programm, Speaker-Informationen, Venue Maps, Updates und den QR-Code für den Check-in. Teilnehmende müssen nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln, um ihre Informationen zu finden. Der QR-Code ist direkt in der App verfügbar.
Der Check-in läuft über Cvent OnArrival. Wenn Teilnehmende ankommen, wird der QR-Code aus der App gescannt und der Anwesenheitsstatus sofort erfasst. Das gibt dem Onsite Team und dem Kunden einen Live-Blick darauf, wer bereits angekommen ist und wie sich die Attendance während des Events entwickelt.
Die Registrierung läuft über Cvent. VI unterstützt das Registration Setup, überwacht die Datenqualität und stellt sicher, dass die Teilnehmerdaten sauber mit dem Onsite Check-in verbunden sind.
Das Hotelkontingent wird über MICEportal gesteuert. VI verwaltet den Room Block, verfolgt Buchungen, koordiniert Hotelnächte und bearbeitet Änderungen, die bei einem Event mit mehreren hundert Teilnehmenden ganz natürlich entstehen. Der Kunde muss die Hotellogistik nicht als separaten Workstream führen. Sie wird Teil desselben Betriebsmodells.
Onsite IT Support, der das Event versteht
Während des Events stellt VI den Onsite IT Support und einen technischen Helpdesk für Teilnehmende. Das Team unterstützt bei Fragen zur Event App, Check-in-Problemen, Connectivity-Themen und technischen Anliegen des Eventteams.
Bei einem Event dieser Größe wird ein technisches Problem schnell zu einem Eventproblem. Wenn der Check-in langsamer wird, jemand keinen Zugriff auf die App hat oder ein wichtiges Update sofort rausgehen muss, reicht reines Softwarewissen nicht aus. Das Supportteam muss die Agenda, den Veranstaltungsort, die Stakeholder und den Druck des Moments verstehen.
Da VI das Event über mehrere Ausgaben begleitet, ist dieser Kontext bereits vorhanden. Das Team kennt das Event, die Systeme und die typischen Druckpunkte. Dadurch wird der Support vor Ort schneller, ruhiger und hilfreicher für den Kunden.
Event Reporting, Budget Tracking und Kontinuität
Nach dem Event erstellt VI die relevanten Reports über das verbundene Setup hinweg. Dazu gehören Attendance-Daten aus Cvent OnArrival, App Engagement aus Conference Compass und die Hotelabstimmung aus MICEportal. Der Kunde erhält eine klare Gesamtsicht, ohne Daten aus mehreren Systemen selbst zusammenführen zu müssen. Er sieht, wie das Event gelaufen ist, wie sich Teilnehmende durch den Prozess bewegt haben und wie das Hotelkontingent genutzt wurde.
Auch Budget Tracking gehört zum Leistungsumfang. VI behält Kosten während der Planungsphase im Blick und weist frühzeitig auf Veränderungen hin. So bekommt der Kunde mehr Transparenz, bevor kleine Abweichungen zu größeren Problemen werden.
Ein wesentlicher Teil des Werts liegt in der Wiederholung. Jedes Jahr startet nicht bei null. Dasselbe Team bringt Wissen aus der vorherigen Ausgabe mit, verbessert das Setup und reduziert den Onboarding-Aufwand für den Kunden.
Das Ergebnis für das interne Eventteam
Der größte Vorteil ist Entlastung. VI übernimmt die operative und technische Ebene, die sonst über mehrere Anbieter und interne Workstreams verteilt wäre. Das Eventteam des Kunden kann sich auf Programm, Inhalte, Speaker und Teilnehmende konzentrieren, während VI Event App, Cvent Registrierung, Hotelkoordination, Onsite IT Support, Event Reporting und Budget Tracking steuert.
Die Zusammenarbeit funktioniert, weil VI nicht nur technisch denkt. Das Team versteht, wie Events in der Praxis funktionieren. Eine Plattformentscheidung kann den Check-in beeinflussen. Änderungen im Hotelkontingent können Auswirkungen auf Kommunikation und Anreiseinformationen haben. Onsite Support funktioniert nur dann gut, wenn er nah am Eventteam ist.
Diese Kombination sorgt dafür, dass VI weniger wie ein externer Dienstleister wirkt und mehr wie eine Erweiterung des internen Event Management Teams.