Die Herausforderung: Besucherführung auf einem 26-Hallen-Gelände
Das Berliner Messegelände gehört zu den größten Messegeländen Europas. 26 Hallen verteilen sich über mehrere Ebenen und sind durch Gänge, Brücken und Außenwege miteinander verbunden.
Selbst regelmäßige Besucher können Zeit verlieren, wenn sie eine bestimmte Halle, einen Stand oder den richtigen Weg suchen. Für Besucher, die nur einmal im Jahr kommen und den aktuellen Hallenplan nicht kennen, kann Orientierung schnell zu einem großen Teil des Messetages werden.
Diese verlorene Zeit zählt. Aussteller zahlen für Besucherkontakt. Besucher kommen, um Produkte zu entdecken, Unternehmen zu treffen und Gespräche zu führen. Jede Minute in die falsche Richtung ist eine Minute, die nicht an einem Stand verbracht wird. Bei 220.000 Besuchern beeinflusst schlechte Navigation nicht nur einzelne Wege. Sie wirkt sich auf Besucherzufriedenheit, Stand Traffic und den kommerziellen Wert der Messe aus.
IPS Indoor Navigation dort, wo GPS nicht funktioniert
IPS Indoor Navigation löst dieses Problem, indem Besucher ihre Live-Position innerhalb des Geländes sehen. Sie können auf einer digitalen Karte erkennen, wo sie sind, nach einem Stand, einer Halle oder einem Point of Interest suchen und sich durch das Messegelände führen lassen.
Die Technologie funktioniert in Gebäuden, in denen GPS nicht zuverlässig ist. Dafür wird ein Netzwerk aus Bluetooth Beacons im Venue installiert, das die Position kontinuierlich bestimmt. Für Besucher ist das Ergebnis einfach: Sie finden schneller ans Ziel. Für den Veranstalter entsteht eine digitale Navigationsebene, die die Event Experience verbessert und nach der Messe zusätzliche Bewegungsdaten liefert.
Wie ein Deployment in dieser Größenordnung aussieht
Eine Messe mit 26 Hallen braucht mehr als ein paar Beacons an den Eingängen. VI plant und betreut das komplette IPS Deployment über das gesamte Gelände hinweg. Vor dem Event werden Beacons in allen Hallen, oberen Ebenen und Verbindungsbereichen installiert, damit eine durchgehende Location Coverage entsteht.
Beacon Dichte und Platzierung richten sich nach der Geometrie jeder Halle. Große offene Flächen brauchen eine andere Abdeckung als Gänge, Eingänge oder kleinere Bereiche. Ziel ist zuverlässiges Indoor Positioning entlang der gesamten Visitor Journey, nicht nur in einzelnen Zonen.
Das vollständige Deployment findet in den zwei Tagen direkt vor Messebeginn statt. Zu diesem Zeitpunkt ist der Floorplan frisch aufgebaut und der Standbau abgeschlossen. Das System wird getestet und geprüft, bevor die Türen öffnen.
Live Monitoring während der Messe
Während der Messe überwacht VI das System kontinuierlich. Das Team prüft das Gelände physisch, läuft die Hallen ab, testet Navigationsrouten und kontrolliert das Live-System. Das ist wichtig, weil Beacons herunterfallen, verschoben werden, die Verbindung verlieren oder durch Aufbau und Live-Betrieb blockiert werden können.
Ein Navigationssystem, das in den meisten Bereichen funktioniert, reicht nicht aus. Für den Besucher, der genau in der einen Zone steht, in der die Position nicht stimmt, bricht die Experience trotzdem. Regelmäßige Checks halten die IPS Infrastruktur über die gesamte Laufzeit der mehrtägigen Messe stabil. Probleme können erkannt und behoben werden, bevor sie die Besucherführung in größerem Umfang beeinträchtigen.
Location-based Push Messaging
Das gleiche IPS Setup unterstützt auch Location-based Push Messaging. Statt dieselbe Nachricht an alle Besucher zu senden, kann der Veranstalter Nachrichten standortbezogen ausspielen. Eine Nachricht kann an einen Halleneingang, eine bestimmte Zone, eine Gruppe von Ständen oder einen anderen definierten Bereich im Venue geknüpft sein.
Dadurch wird Kommunikation relevanter. Besucher erhalten Informationen dort, wo sie sich tatsächlich befinden, nicht nur, weil sie für das Event registriert sind. Bei großen Messen kann das für Programmhinweise, Ausstelleraktivierungen, hallenspezifische Informationen und operative Kommunikation genutzt werden.
Besucherführung und Intelligence für den Veranstalter
Der erste Nutzen ist für Besucher direkt sichtbar: Sie verlaufen sich weniger. Eine zuverlässige Indoor Map hilft dabei, Stände, Hallen, Services und Programmpunkte schneller zu finden. Das verbessert die Event Experience und hilft Besuchern, ihre Zeit auf der Messe besser zu nutzen.
Der zweite Nutzen entsteht für den Veranstalter nach dem Event. Aggregierte Bewegungsdaten zeigen, wie sich Besucher durch das Gelände bewegt haben, welche Hallen besonders stark frequentiert waren, wie sich Besucherströme über Messetage und Zeitfenster verändert haben und wo die Navigation besonders intensiv genutzt wurde. Diese Erkenntnisse gehen deutlich über einfache Eingangszählungen hinaus. Sie unterstützen Entscheidungen zu Hallenlayout, Standplatzierung, Visitor Routing, Programmplanung und operativer Steuerung zukünftiger Ausgaben.
Post-Event Reporting und Erfahrung aus wiederkehrenden Deployments
Nach dem Event liefert VI ein Reporting zu Systemnutzung und Bewegungsmustern. Der Veranstalter erhält einen besseren Blick darauf, wie die Indoor Navigation genutzt wurde und wie sich Menschen durch das Venue bewegt haben. Dadurch wird das IPS Deployment mehr als ein reines Wayfinding Tool. Es wird zu einer Quelle für Event Intelligence.
VI betreibt vergleichbare IPS Navigation Setups bei mehreren großen europäischen Fachmessen pro Jahr, unter anderem in den Bereichen Consumer Electronics, Food, Pharma Ingredients und Nutraceuticals. Diese wiederkehrende Deployment Erfahrung ist wichtig. Große Venues, komplexe Floorplans, Beacon Coverage, Live Monitoring und Location-based Communication erzeugen immer Sonderfälle. Wenn ein Team regelmäßig auf großen Messegeländen arbeitet, sind diese Sonderfälle keine Überraschung mehr.
Das Ergebnis für den Veranstalter
Der Veranstalter hatte ein Team für die komplette IPS Indoor Navigation Infrastruktur von Setup bis Reporting. Besucher erhielten eine bessere Navigation über ein sehr großes Gelände hinweg. Der Veranstalter gewann zusätzlich einen standortbasierten Kommunikationskanal und Post-Event Insights zu Besucherbewegungen.
VI übernahm die operativen Details hinter dem System: Beacon Planung, Installation, Live Checks, Monitoring, Push Messaging, Reporting und Abbau. Bei einer Messe dieser Größenordnung macht genau diese klare Verantwortung den Unterschied. Es geht nicht nur darum, eine Navigationsfunktion anzubieten. Es geht darum, ein Indoor Navigation System zu betreiben, das während des Events wirklich funktioniert.