Von der physischen Konferenz zur virtuellen Venue
Eine physische Konferenz in ein virtuelles Format zu übertragen bedeutet nicht einfach, Räume durch Video Calls zu ersetzen. Eine Konferenz hat Struktur. Es gibt Plenary Sessions, parallele Breakouts, Networking Momente und das Gefühl, gemeinsam am selben Ort zu sein. Eine Liste mit Zoom Links kann das allein nicht abbilden.
Die Herausforderung war, so viel wie möglich von der ursprünglichen Event Experience zu erhalten, für ein Publikum von 1.000 Personen, das eigentlich erwartet hatte, vor Ort teilzunehmen. VI wählte 6Connex als virtuelle Eventplattform. Teilnehmende betraten eine digitale Lobby, bewegten sich zwischen Räumen und erlebten das Event als strukturierte virtuelle Konferenz statt als Abfolge einzelner Videostreams.
6Connex, Zoom und Spatial Chat in einem Setup
Das virtuelle Event Setup kombinierte drei Plattformen mit jeweils klarer Rolle. 6Connex bildete die virtuelle Venue. Die Plattform gab dem Event einen Ort mit Lobby, Sessionräumen und einer klaren Navigation für Teilnehmende.
Zoom Meetings übernahm die Live Sessions. Jeder Track lief über Zoom, mit einem Meeting Setup, das vor dem Event konfiguriert und getestet wurde. Die Sessions liefen bewusst als Meetings und nicht als Webinare. So konnten Teilnehmende ihre Kamera einschalten, direkt interagieren und sich präsenter im Raum fühlen.
Spatial Chat ergänzte die Networking Ebene. Teilnehmende konnten sich durch einen virtuellen Raum bewegen, kleinere Gruppen bilden und zwischen Sessions informelle Gespräche führen. Statt in einem großen Call zu sitzen, konnten sich Menschen in kleineren Kreisen treffen, ähnlich wie an einer Kaffeestation bei einer physischen Konferenz. Dieses Networking Element wurde zu einem der stärksten Teile des Events. Es gab Teilnehmenden eine Möglichkeit, andere zu treffen und zu sprechen, ohne die Steifheit eines formellen Video Calls.
Pre-Registration und Breakout Zuweisung
Bei fünf parallelen Tracks brauchten Teilnehmende bereits vor den Live-Tagen einen klaren Weg durch das Event. Der Registrierungsprozess enthielt eine Breakout Auswahl. Teilnehmende gaben bei der Anmeldung ihre Sessionpräferenzen an. VI ordnete sie den passenden Breakout Sessions zu und baute die technische Struktur um diese Auswahl herum auf.
Am Veranstaltungstag mussten Teilnehmende nicht unter Zeitdruck entscheiden, wohin sie gehen. Ihre Sessions waren bestätigt, die Räume vorbereitet und die virtuelle Venue führte sie durch das Programm. Ein Multi-Track Virtual Event kann schnell unübersichtlich werden, wenn die Struktur nicht klar ist. Die Vorab-Zuweisung reduzierte Reibung und machte die Konferenz einfacher zu verfolgen.
Technischer Support in jedem virtuellen Sessionraum
Fünf parallele Zoom Tracks über mehrere Tage bringen eigene Risiken mit sich. Ein Speaker kann Probleme beim Screen Sharing haben. Audio muss schnell korrigiert werden. Ein verspäteter Teilnehmer muss eingelassen werden, ohne die laufende Session zu stören. Fragen und Übergaben müssen in Echtzeit gesteuert werden.
VI besetzte jeden Sessionraum mit dediziertem technischem Support. Speaker mussten Zoom nicht selbst verwalten, während sie präsentierten. Ein VI Teammitglied übernahm die technische Ebene im Hintergrund. Dadurch konnten sich die Speaker auf ihre Inhalte konzentrieren. Gleichzeitig hatte der Kunde die Sicherheit, dass technische Themen in jedem Raum sofort gelöst werden konnten, nicht nur in der Main Session.
Speaker Briefings vor dem Event
Die Vorbereitung der Speaker war ein zentraler Teil des Projekts. Vor der Live-Konferenz wurde jede präsentierende Person durch das technische Setup geführt. Alle wussten, wie ihre Session ablaufen würde, was sie in Zoom erwartet, wie Interaktion funktioniert und an wen sie sich bei Fragen wenden können.
Kein Speaker ging in die Live-Veranstaltung, ohne die Umgebung vorher getestet zu haben. Das reduzierte Stress, verhinderte Last-Minute-Überraschungen und machte die Sessions professioneller. Bei einer virtuellen Pharma-Konferenz mit mehreren parallelen Tracks ist diese Vorbereitung genauso wichtig wie die Plattform selbst. Technologie funktioniert nur dann gut, wenn die Menschen, die sie nutzen, sich damit sicher fühlen.
Was VI über das gesamte Projekt hinweg betreute
VI war nicht nur an den Live-Tagen involviert, sondern verantwortete das vollständige virtuelle Event Setup. Der Umfang umfasste den Aufbau und die Konfiguration der 6Connex Venue, das Zoom Meeting Setup, die Registrierung und Breakout Zuweisung, die Speaker Briefings, den technischen Support in allen Live Sessionräumen und die Koordination der Spatial Chat Networking Umgebung.
Der Kunde konzentrierte sich auf Inhalte, Speaker und Programmgestaltung. VI steuerte die virtuelle Konferenzplattform, die technische Struktur und die Live Event Operations, die nötig waren, um das Event in dieser Größenordnung umzusetzen.
Das Ergebnis für den Kunden
Das Event funktionierte, weil es als Konferenz gedacht wurde und nicht als Webinar-Ersatz. Teilnehmende hatten eine virtuelle Venue, die sie betreten konnten. Es gab Räume, zwischen denen sie wechseln konnten, Networking Flächen und Live Sessions mit echter Interaktion. Speaker waren vorbereitet und unterstützt. Jede Session hatte technische Betreuung.
Die Kombination aus 6Connex, Zoom Meetings, Spatial Chat und dediziertem VI Support gab dem Kunden ein virtuelles Konferenz Setup, das 1.000 Teilnehmende und fünf parallele Tracks tragen konnte, ohne die Struktur des ursprünglich physischen Events zu verlieren. Das Ergebnis war eine digitale Experience, die sich eher wie die Teilnahme an einer Konferenz anfühlte als wie das Zuschauen bei einer langen Reihe von Online-Präsentationen.